Ein Family Office mit Immobilienfokus übergab uns 2024 die Verwaltung seines Portfolios. Ausgangslage: solide Mieterträge, aber zu wenig Transparenz in der Mietzinsüberwachung, zu hohe (teilweise „gewachsene”) Kostenstrukturen und ungenutzte Optimierungspotenziale im Portfolio. Ziel war klar: alle relevanten Aspekte der Immobilienverwaltung systematisch zu adressieren, Erträge sichern und steigern, Kosten senken, Liquidität stärken – ohne Aktionismus, sondern mit System.
Hinweis: Aus Diskretionsgründen ist der Mandant anonymisiert dargestellt. Die Zahlen basieren auf Auswertungen (2022–2025).
1) Ausgangslage: gute Substanz – aber Luft nach oben
Das Portfolio zeigte grundsätzlich stabile Mieteinnahmen. Gleichzeitig fiel auf:
- Kosten waren in 2023 auffällig hoch (insbesondere Unterhalt/Energie).
- Leerstand verursachte jährlich spürbare Ertragsverluste.
- Operatives Ergebnis war 2022/2023 eher „flach“ – trotz ordentlicher Mieterträge.
- Es fehlte ein stringenter Prozess für Mietzinsüberwachung, Indexierungen, Vertragsmanagement und konsequente Kostenkontrolle.
2) Unser Vorgehen: drei Hebel, ein System
A) Portfolio- und Mietzins-Optimierung (Ertragsseite)
Eine fundierte Performanceanalyse und die Nutzung von Daten sind das Herzstück eines erfolgreichen Portfoliomanagements und unerlässlich für die kontinuierliche Optimierung des Immobilienportfolios. Entsprechend haben wir uns erst mal ein genaues Bild von der Situation gemacht, um Chancen zu ermitteln und Unterstützung beim beeheben von Schwachstellen geben zu könnnen.
Mit folgenden Werkzeugen haben in den ersten Wochen eine saubere Datenbasis geschaffen:
- Vertrags- und Objektanalyse (Mietzinse, Indexklauseln, Laufzeiten, Nebenkostenlogik) – mit besonderem Fokus auf die Erhebung und Auswertung relevanter Daten zur Performanceanalyse und Optimierung
- Mietzinsüberwachung als Prozess: Fristen, Indexierung, Vergleichsmieten, Anpassungsfenster
- Leerstandsmanagement mit klaren Verantwortlichkeiten, Vermarktungs- und Entscheidungslogik
Ergebnis: Die Mieterträge steigen über die Jahre sichtbar – von rund 560 TCHF (2022) auf ca. 610 TCHF (2024) und etwa 650 TCHF (2025).
B) Kostenreduzierung durch Kostenkontrolle (Aufwandseite)
Der zentrale Hebel war nicht „Sparen um jeden Preis“, sondern Kostenqualität:
- Unterhalt/Energie/Hauswartung: Positionen zerlegt, Angebote strukturiert verglichen, Prioritäten gesetzt
- Wiederkehrende Kosten: Budgets, Freigabeprozesse, Nachverhandlung von Dienstleistungsverträgen
- Transparenz: Objekt-Reporting mit Soll/Ist, Abweichungslogik und Massnahmenliste
Ergebnis: Nach dem Kostenpeak 2023 (Totalaufwand ca. 460 TCHF) sinkt der Aufwand deutlich auf ca. 335 TCHF (2024) und rund 295 TCHF (2025) – insbesondere getrieben durch massiv niedrigeren Unterhalts-/Energieaufwand.
C) Umstrukturierung: Aus privatem Bestand wird ein steuerbares Immobilienvehikel (inkl. Steuerruling)
Ein entscheidender Schritt war die Neustrukturierung der Eigentumssituation: Ein Teil der privat gehaltenen Immobilien wurde in die Struktur einer AG überführt. Für Family Offices ist das häufig ein Meilenstein – nicht nur aus steuerlichen Gründen, sondern vor allem als Ordnungs- und Nachfolgeinstrument. Immobilieninvestitionen sind schliesslich neben der Wertsicherung auch ein hervorragendes Instrument zur Übergabe von Generationenvermögen.
Damit diese Umstrukturierung rechtssicher und planbar umgesetzt werden konnte, haben wir im Vorfeld ein Steuerruling vorbereitet und begleitet. In enger Abstimmung mit den relevanten Stellen – Gemeinden, Steueramt und Bank – wurde eine Lösung erarbeitet, die steuerlich sauber, finanzierungsseitig tragfähig und langfristig optimal für die Vermögensstruktur ist.
Die Vorteile aus Sicht des Eigentümers:
- Planbarkeit und Klarheit: Immobilien werden in einem professionellen Vehikel geführt – mit sauberem Reporting und klaren Entscheidungswegen.
- Steuervorteile (je nach Ausgangslage): Optimierungsmöglichkeiten ergeben sich vor allem durch die klare Trennung von privater Sphäre und strukturiertem Immobilienmanagement – mit verbindlicher Einschätzung durch das Ruling.
- Vereinfachte Erbfolge: Statt einzelner Liegenschaften können Beteiligungen übertragen, strukturiert geregelt und langfristig geplant werden.
Damit wurde aus „Immobilienbesitz“ ein strategisch geführtes Immobilienportfolio – mit Fokus auf Substanz, Ertrag und Generationenfähigkeit.
3) Die Resultate unsere Zusammenarbeit: mehr Gewinn, weniger Kosten, besserer Cash
Operatives Ergebnis: deutlich höher seit 2024
Während 2022/2023 das operative Ergebnis bei ca. 125 TCHF lag, sehen wir nach Übernahme der Verwaltung:
- 2024: rund 285 TCHF operativer Gewinn
- 2025: rund 265 TCHF operativer Gewinn
Das ist in der Praxis genau das, was Eigentümer wollen: nicht nur „mehr Umsatz“, sondern messbar mehr Ergebnis.
Leerstand: sichtbar reduziert
Die Leerstandskosten sind im Zeitverlauf spürbar verbessert (2022 am höchsten, 2025 am niedrigsten). Das ist ein direkter Effekt aus Prozess, Vermarktung und konsequenter Steuerung.
Cash-Entwicklung: mehr Steuerbarkeit und finanzielle Reserve
Für Family Offices ist entscheidend, dass Liquidität planbar ist – nicht nur „irgendwie vorhanden“. Durch die Kombination aus besserer operativer Performance, konsequenter Kostenkontrolle und klaren Prozessen konnten Reserven aufgebaut und Ausschüttungen/Investitionen besser gesteuert werden. Trotz einmaliger Sondereffekte und struktureller Schritte im Zuge der Umstrukturierung blieb das Portfolio finanziell stabil.
4) Warum das funktioniert hat: klare Führung statt „Feuerwehrmodus“
Unsere Erfahrung in der Betreuung von Family Offices und Privateigentümern mit Immobilienportfolio: Viele Portfolios sind wirtschaftlich gut – aber nicht konsequent gesteuert.
Ein Immobilientreuhänder kann dabei als umfassender Dienstleister nicht nur die klassische Immobilienverwaltung übernehmen, sondern auch weitere Massnahmen einleiten, die massgeblich zur Wertsteigerung und Effizienz beitragen. Die professionelle Marktbeobachtung ist dabei essentiell für fundierte Investitionsentscheidungen, insbesondere für Eigentümer mit mehreren Immobilien, die von einer professionellen Verwaltung besonders profitieren. Die grossen Hebel liegen fast immer in:
- Datenklarheit (Verträge, Fristen, Indexierungen, Nebenkosten, Budgets)
- Prozessdisziplin (Mietzins- und Leerstandssteuerung, Freigaben, Reporting)
- Kostenqualität (nicht blind kürzen, sondern intelligent strukturieren)
- Cash-Fokus (Liquidität planen, Einmaleffekte separieren, Entscheide timing-genau treffen)
5) Fazit: Wertsteigerung ist kein Zufall – sie ist steuerbar
Die beigefügten Kennzahlen zeigen eine Entwicklung, die wir lieben: mehr Mietertrag, weniger Aufwand, deutlich höheres operatives Ergebnis – und ein Cash-Profil, das auch Sonderthemen souverän trägt.
Wenn Sie ein Immobilienportfolio besitzen oder ein Family Office vertreten und das Gefühl haben, dass „eigentlich mehr drin wäre“, dann ist das oft richtig – es braucht nur das passende System.
Was bedeutet das für Ihre Immobilienverwaltung?
Sie möchten Ihr Portfolio professionell steuern lassen – diskret, messbar und mit Fokus auf Ergebnis & Cash? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf uns profitieren Sie von einer umfassenden Beratung. Wir zeigen Ihnen in einem Erstgespräch, welche Potenziale in Ihrem Bestand realistisch sind und wie man diese mit der passenden Strategie sauber hebt.